Để hoạt động bảo trì được diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả tốt nhất, các đơn vị quản lý vận hành cần đảm bảo thực hiện theo quy trình cơ bản như sau:
Lập danh sách các đối tượng cần bảo trì là bước quan trọng giúp hạn chế sự thiếu sót đối với đối tượng cần được bảo trì, các công việc cần thực hiện bao gồm:
- Lập danh sách các hệ thống thiết bị đang hoạt động, cơ sở hạ tầng xây dựng của Tòa nhà
- Xem xét phân loại các hệ thống thiết bị, tổng hợp số lượng của mỗi loại thiết bị
- Tiến hành cập nhật danh sách khi có phát sinh các thiết bị mới
- Lập phiếu lý lịch đối với các loại thiết bị.
Trên cơ sở thông tin có được tại bước lập danh sách và kiểm tra đánh giá, tiến hành lập kế hoach bảo trì với thông tin cụ thể về danh mục hệ thống thiết bị cần bảo trì, tần suất thực, cấp độ bảo trì, thời gian thực hiện, đơn vị thực hiện.
Triển khai thực hiện công tác bảo trì theo kế hoach. Các nội dung công việc bảo trì cần được thực hiện đầy đủ và chính xác, kết quả kiểm tra đo đạc các thông số. các giá trị cân chỉnh, các loại phụ tùng thay thế… được thực hiện trong quá trình bảo trì sẽ được ghi nhận vào Phiếu kết quả bảo trì. Công tác bảo trì cần được kiểm tra, đánh giá và xác nhận bởi nhân sự có năng lực phù hợp trước khi hoàn tất.
Cập nhật ghi nhận thông tin bảo trì vào hồ sơ lý lịch thiết bị. Các Phiếu kết quả bảo trì cần được lưu trữ có khoa học nhằm dễ dàng cho việc truy xuất khi cần thiết.